Freelancer beauftragen als kleines Unternehmen: rechtssicher

Ein Freelancer lohnt sich immer dann, wenn du eine klar abgegrenzte Aufgabe hast, für die sich eine Festanstellung nicht rechnet oder zeitlich nicht passt. Du zahlst nur für die vereinbarte Leistung, sparst dir Lohnnebenkosten und kannst je nach Auftragslage flexibel hoch- oder runterfahren. Gerade für saisonale Spitzen, einmalige Projekte oder Spezialwissen, das du nur punktuell brauchst, ist das oft die wirtschaftlichste Lösung.

Typische Einsatzfelder sind Marketing und Texten, Webentwicklung und IT, Grafik und Foto, Buchhaltungsvorbereitung, Beratung sowie viele handwerks- und gewerbenahe Tätigkeiten. Du bekommst Zugriff auf Know-how, das du intern gar nicht aufbauen könntest, ohne dafür langfristige Verpflichtungen einzugehen.

Die Kehrseite: Du hast weniger direkte Steuerung als bei Angestellten, und gerade genau diese fehlende Weisungsbefugnis ist rechtlich gewollt. Wer dauerhaft Verfügbarkeit, feste Arbeitszeiten und volle Einbindung ins Team braucht, ist mit einer Anstellung meist besser und sicherer beraten.

Ein echter Freelancer ist selbstständig und das zeigt sich an mehreren Merkmalen: Er trägt unternehmerisches Risiko, nutzt eigene Arbeitsmittel, teilt sich die Zeit selbst ein, ist nicht an deine Weisungen gebunden, arbeitet idealerweise für mehrere Auftraggeber und stellt eigene Rechnungen. Er entscheidet im Kern selbst, wie und wann er das vereinbarte Ergebnis liefert.

Ein Angestellter dagegen ist weisungsgebunden, in deine Betriebsorganisation eingegliedert, bekommt ein festes Gehalt, arbeitet mit den von dir gestellten Mitteln und ist wirtschaftlich von dir abhängig. Nicht ein einzelnes Merkmal entscheidet, sondern das Gesamtbild der tatsächlich gelebten Zusammenarbeit, unabhängig davon, was auf dem Papier steht.

Das ist der entscheidende Punkt: Behörden schauen auf die gelebte Praxis, nicht auf die Überschrift des Vertrags. Ein Dokument, das Werkvertrag heißt, schützt dich nicht, wenn der Freelancer faktisch wie ein Mitarbeiter eingesetzt wird.

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als Selbstständiger auftritt, in Wirklichkeit aber wie ein Angestellter arbeitet. Warnsignale sind: nur ein einziger Auftraggeber, feste Arbeitszeiten in deinen Räumen, von dir gestellter Arbeitsplatz und Equipment, volle Team-Einbindung mit Meetings und Firmen-E-Mail, eine unbefristete Dauer ohne klares Projektende sowie feste monatliche Pauschalen, die eher wie ein Gehalt wirken.

Stellen die Sozialversicherung (in Österreich die ÖGK beziehungsweise SVS) oder das Finanzamt fest, dass eigentlich ein Dienstverhältnis vorlag, kann es teuer werden: Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen rückwirkend, Nachforderung von Lohnabgaben samt Zinsen sowie mögliche Strafen. Die Haftung für diese Rückstände trifft im Regelfall dich als Auftraggeber. Genaue Verjährungsfristen und Beträge sind vom Einzelfall abhängig, Stand 2026 prüfst du aktuelle Vorgaben am besten bei der ÖGK, SVS oder dem BMF.

So beugst du vor: Achte darauf, dass der Freelancer nachweislich mehrere Auftraggeber hat, arbeite projekt- und ergebnisbezogen statt nach festen Anwesenheitszeiten, lass ihn mit eigenen Arbeitsmitteln arbeiten, vereinbare eine erfolgsabhängige oder leistungsbezogene Vergütung und halte das alles in einem klaren Vertrag fest. Bestehst du auf Exklusivität und ständiger Verfügbarkeit, erhöht das das Risiko deutlich, dann ist eine Anstellung die sauberere Wahl.

Beim Werkvertrag schuldet der Freelancer ein konkretes, abnehmbares Ergebnis, etwa eine fertige Website, ein Logo oder eine Übersetzung. Bezahlt wird nach Abnahme des Werks, und für Mängel gibt es Gewährleistung. Der Werkvertrag passt immer dann gut, wenn die Aufgabe klar umrissen und das Ergebnis messbar ist.

Beim freien Dienstvertrag schuldet der Freelancer seine Arbeitsleistung, aber keinen bestimmten Erfolg, und er ist dabei nicht weisungsgebunden. Das passt für laufende, beratende oder schwer abgrenzbare Tätigkeiten, bei denen das konkrete Ergebnis offen ist. Wichtig: Auch beim freien Dienstvertrag gibt es sozialversicherungsrechtliche Pflichten, die je nach Konstellation greifen, das klärst du im Zweifel mit der zuständigen Stelle ab (Stand 2026).

Egal welche Form: Ein guter Vertrag enthält eine genaue Leistungsbeschreibung, Honorar und Zahlungsbedingungen, einen Zeitrahmen, Regeln für Änderungswünsche, Verschwiegenheit und Datenschutz, die Einräumung der Nutzungsrechte an den Ergebnissen, eine Haftungsregelung sowie Kündigungs- beziehungsweise Beendigungsklauseln. Klare Sprache und klare Grenzen schützen beide Seiten.

Die Stundensätze hängen stark von Qualifikation, Region und Komplexität ab. Als grobe Orientierung am österreichischen Markt liegen virtuelle Assistenz etwa bei 25 bis 45 Euro, Texten bei 40 bis 80 Euro, Grafik bei 50 bis 100 Euro, Webentwicklung bei 60 bis 120 Euro und spezialisierte IT- oder Unternehmensberatung deutlich darüber. Das sind Nettowerte, dazu kommt in der Regel die Umsatzsteuer, sofern der Freelancer nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Ob Stundensatz oder Pauschale sinnvoller ist, hängt vom Auftrag ab. Bei unklarem oder laufendem Umfang fährst du mit einem Stundensatz fairer, bei klar definierten Projekten gibt dir ein Pauschalpreis Planungssicherheit, am besten kombiniert mit einer Regelung, was bei nachträglichen Änderungswünschen passiert.

Auf den ersten Blick wirken Freelancer teurer als eine Angestellte oder ein Angestellter, doch der Vergleich täuscht. Bei Angestellten kommen Lohnnebenkosten, Urlaubs- und Krankenstandsentgelt, Infrastruktur und Verwaltungsaufwand obendrauf, schnell ein erheblicher Aufschlag auf das Bruttogehalt. Rechnest du diese Vollkosten ehrlich gegen, ist ein Freelancer für punktuellen oder spezialisierten Bedarf oft die günstigere Lösung.

Der direkteste Weg führt über eine Plattform, auf der sich Selbstständige aus deiner Region präsentieren. Auf Lokali gibst du als Unternehmen eine Ausschreibung auf, also einen Auftrag für einen Freelancer oder Subunternehmer, und erreichst damit gezielt Fachleute in deiner Umgebung. Wer vor Ort sitzt, ist leichter erreichbar, kann bei Bedarf vorbeikommen und kennt den lokalen Markt. Dein Konto ist kostenlos, du kannst also ohne Vorabkosten starten.

Daneben gibt es internationale Marktplätze wie Upwork, Fiverr oder spezialisierte Portale für einzelne Disziplinen. Sie bieten Reichweite, dafür ist der Bezug zu deiner Region meist gering und die Auswahl unübersichtlich. Für ortsgebundene oder vertrauensintensive Aufgaben ist die lokale Suche oft die bessere Wahl.

Unterschätze außerdem das eigene Netzwerk nicht. Empfehlungen von Geschäftspartnern, Kontakte aus Branchenverbänden oder der Wirtschaftskammer und Hinweise zufriedener Kunden führen häufig zu den verlässlichsten Freelancern, weil hier bereits jemand für die Qualität bürgt.

Alles steht und fällt mit einem guten Briefing. Beschreibe Ziel, Zielgruppe und Anforderungen so konkret wie möglich, liefere Beispiele oder Referenzen, nenne Deadline und Budget. Je klarer der Auftrag, desto weniger Schleifen brauchst du später, und desto eher liefert der Freelancer genau das, was du dir vorgestellt hast.

Vereinbare zu Beginn, über welchen Kanal und wie oft ihr kommuniziert, und legt bei größeren Aufträgen Meilensteine fest. Auf Lokali läuft der Kontakt zu Interessenten direkt über die integrierte Chat-Funktion, sodass alle Absprachen zum Auftrag an einem Ort bleiben. Gib konstruktives, konkretes Feedback statt vager Kommentare, das spart beiden Seiten Zeit.

Und ein einfacher, aber wirksamer Punkt: Zahle pünktlich. Eine zuverlässige Zahlungsmoral macht dich als Auftraggeber attraktiv, sichert dir bei guten Freelancern die nächste Zusammenarbeit und zahlt sich über deinen Ruf in der Region aus.