Erste Mitarbeiterin einstellen: der Weg bis Tag eins
Ein Einzelunternehmen wird an dem Tag zum Betrieb mit Personal, an dem der erste Dienstvertrag gilt. Was daran überrascht, ist selten die Höhe der Kosten. Es ist die Reihenfolge: mehrere Pflichten laufen gleichzeitig an, eine davon muss vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein, und genau diese eine lässt sich hinterher nicht nachholen.
Dieser Text geht den Weg einmal durch, von der Entscheidung bis zum ersten Arbeitstag, mit den Fundstellen zum Nachlesen. Die genannten Sätze und Beträge geben den Stand für das Kalenderjahr 2026 wieder; die verlinkten amtlichen Seiten führen die geltende Fassung. Das ist Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Zuerst die Weichenstellung: Dienstvertrag oder Auftrag
Wer Arbeitszeit, Arbeitsort und Ablauf vorgibt und die Person in den eigenen Betrieb eingliedert, begründet ein echtes Dienstverhältnis. Alles Weitere hier setzt das voraus. Wer stattdessen ein abgegrenztes Werk vergibt oder einen freien Dienstvertrag schließt, hat andere Pflichten; die Abgrenzung samt Folgen einer Fehleinstufung steht in Freelancer beauftragen als kleines Unternehmen. Für Aushilfen an einzelnen Tagen und für geringfügige Beschäftigung gelten eigene Regeln, nachzulesen in Aushilfen anmelden.
Das Dienstgeberkonto bei der Gesundheitskasse kommt vor allem anderen
Ohne Beitragskontonummer lässt sich niemand anmelden, und die Anmeldung duldet keinen Aufschub. Die Checkliste der ÖGK für erstmalige Dienstgeber nennt sieben Schritte in dieser Folge: Beitragskontonummer anfordern, eine Betriebliche Vorsorgekasse auswählen, ID Austria einrichten, sich auf elda.at registrieren, das Unternehmensserviceportal freischalten, die Person anmelden und danach monatlich die Beitragsgrundlagenmeldung übermitteln, jeweils bis zum 15. des Folgemonats.
Die Nummer selbst ist unbürokratisch: sie wird laut ÖGK bei Bedarf vergeben, über ein Online-Formular, und eine Vollmacht ist dafür ausdrücklich nicht nötig. Zwei Registrierungen hängen aneinander, das übersieht man leicht: ELDA setzt die ID Austria voraus. Wer beides erst am Vortag beginnt, kommt in Bedrängnis. Parallel dazu braucht die Gemeinde ein Abgabenkonto für die Kommunalsteuer, das schriftlich zu eröffnen ist.
Der Kollektivvertrag hängt an der Gewerbeberechtigung, nicht an der Tätigkeit
Das ist der Punkt, an dem Erstarbeitgeber am häufigsten danebengreifen. Die WKO formuliert es so: „Welcher Kollektivvertrag auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden ist, hängt davon ab, zu welchem Arbeitgeber:innen-Verband der/die Arbeitgeber:in angehört.“ Und weiter: „Irrelevant ist, welchen Beruf der/die Arbeitnehmer:in erlernt hat bzw. tatsächlich ausübt.“ Die Buchhalterin im Hotel fällt unter den Kollektivvertrag des Gastgewerbes, nicht unter einen kaufmännischen.
Mit der Gewerbeberechtigung entsteht die Mitgliedschaft in der zugehörigen Fachorganisation, und diese Zugehörigkeit entscheidet. Wer mehrere Berechtigungen hält, findet die Regel für Mischbetriebe: maßgeblich ist der Bereich mit der wirtschaftlich entscheidenden Bedeutung. Die Kollektivvertragsdatenbank liefert Rahmentexte und Lohntafeln nach Branche und Bundesland, sie sagt aber nicht, welcher Vertrag für den eigenen Betrieb gilt. Wer falsch einstuft, zahlt unter dem Mindestentgelt, und die Differenz bleibt nachforderbar.
Die Anmeldung vor Arbeitsantritt, mit einem neuen Pflichtfeld seit 2026
§ 33 Abs. 1 ASVG verlangt, jede pflichtversicherte Person „vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger anzumelden“. Abs. 1a teilt die Meldung in zwei Schritte. Vor Arbeitsantritt zu melden sind „die Beitragskontonummer, die Namen und Versicherungsnummern bzw. die Geburtsdaten der beschäftigten Personen, den Tag der Beschäftigungsaufnahme, das Ausmaß der vereinbarten Arbeitszeit sowie das Vorliegen einer Voll- oder Teilversicherung“; alles Übrige folgt mit der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung.
Das Ausmaß der vereinbarten Arbeitszeit ist neu. In der bis 31. Dezember 2025 geltenden Fassung stand es an dieser Stelle noch nicht; die Zweiteilung selbst gibt es dagegen schon lange. Geht die Meldung nicht elektronisch hinaus, ist sie nach Abs. 1b binnen sieben Tagen elektronisch nachzuholen. Wird bei einer unmittelbaren Betretung durch ein Prüforgan festgestellt, dass gar nicht vorher angemeldet wurde, sieht § 113 ASVG Beitragszuschläge vor: 400 Euro je nicht rechtzeitig angemeldeter Person und 600 Euro für den Prüfeinsatz; bei einer Betretung durch andere Organe nur der erste Teilbetrag. Bei erstmaliger verspäteter Anmeldung mit unbedeutenden Folgen kann der erste Teilbetrag entfallen und der zweite auf bis zu 300 Euro herabgesetzt werden.
Der Dienstzettel: fünfzehn Punkte, und keine Schonfrist mehr
Nach § 2 AVRAG ist die schriftliche Aufzeichnung „unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses“ auszuhändigen, auf Wunsch der beschäftigten Person elektronisch. Bis zur Novelle bestand keine Verpflichtung, wenn „die Dauer des Arbeitsverhältnisses höchstens einen Monat beträgt“; in der seit 28. März 2024 geltenden Fassung steht diese Ausnahme nicht mehr, sie gilt also auch für ein Dienstverhältnis auf drei Wochen. Übrig ist im Kern eine Entlastung: Wer einen schriftlichen Arbeitsvertrag aushändigt, der alle geforderten Angaben enthält, braucht keinen zusätzlichen Dienstzettel.
Der Pflichtinhalt umfasst fünfzehn Punkte. Die, an denen es beim ersten Mal scheitert: die Einstufung in ein generelles Schema, die betragsmäßige Höhe des Grundgehalts samt weiteren Entgeltbestandteilen, die vereinbarte tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit, die Bezeichnung des anzuwendenden Kollektivvertrags, Name und Anschrift der Betrieblichen Vorsorgekasse, Dauer und Bedingungen einer vereinbarten Probezeit sowie ein allfälliger Anspruch auf bereitgestellte Fortbildung. Jede spätere Änderung ist spätestens am Tag ihres Wirksamwerdens schriftlich mitzuteilen. Die Strafnorm ist § 7a AVRAG: 100 bis 436 Euro, bei mehr als fünf betroffenen Personen oder einer rechtskräftigen Bestrafung in den letzten drei Jahren 500 bis 2.000 Euro. Wird der Dienstzettel nach Einleitung des Verfahrens nachweislich nachgereicht und ist das Verschulden gering, ist von der Geldstrafe abzusehen.
Die Probezeit dauert höchstens einen Monat
Sie ist kürzer, als viele annehmen, und sie entsteht nicht von selbst. Für Angestellte sagt § 19 Abs. 2 Angestelltengesetz: „Ein Dienstverhältnis auf Probe kann nur für die Höchstdauer eines Monats vereinbart und während dieser Zeit von jedem Vertragsteil jederzeit gelöst werden.“ Für Arbeiterinnen und Arbeiter steht die Parallelbestimmung in § 1158 Abs. 2 ABGB. Ohne Vereinbarung gibt es keine Probezeit, und weil sie vereinbart sein muss, gehört sie auf den Dienstzettel. Einzelne Kollektivverträge, etwa im Lehrverhältnis, kennen abweichende Fristen.
Was auf das Bruttogehalt noch draufkommt
Der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung ist der größte Posten; die Grazer Enzinger Steuerberatung rechnet in ihrer Aufstellung mit rund 21 Prozent, der genaue Satz hängt an der Beitragsgruppe, und die Unfallversicherung steckt darin. Dazu kommen vier weitere Positionen:
Der Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds beträgt nach § 41 Abs. 5 FLAG ab dem Kalenderjahr 2025 3,7 Prozent und sinkt ab dem Kalenderjahr 2028 auf 2,7 Prozent. Der Zuschlag dazu trifft nur Kammermitglieder; er liegt 2026 je nach Bundesland zwischen 0,31 bis 0,40 Prozent, Bemessungsgrundlage ist laut WKO dieselbe wie beim Dienstgeberbeitrag. Die Kommunalsteuer beträgt nach § 9 KommStG 3 Prozent und geht an die Gemeinde, in der die Betriebsstätte liegt. Der Beitrag an die Betriebliche Vorsorgekasse beträgt nach § 6 Abs. 1 BMSVG 1,53 Prozent, allerdings nur, „sofern das Arbeitsverhältnis länger als einen Monat dauert“; der erste Monat ist jedenfalls beitragsfrei.
Der Freibetrag, der dabei oft zu früh eingerechnet wird: Übersteigt die Beitragsgrundlage in einem Kalendermonat nicht 1.460 Euro, verringert sie sich um 1.095 Euro. Das gilt gleichlautend für den Dienstgeberbeitrag und für die Kommunalsteuer, es zählt aber die Summe aller Arbeitslöhne des Unternehmens in diesem Monat, nicht der Lohn einer einzelnen Person. Bei einer Vollzeitkraft greift er deshalb praktisch nie, und wird die Grenze überschritten, fällt er zur Gänze weg.
Arbeitszeitaufzeichnungen sind ab dem ersten Tag Pflicht
Diese Pflicht wird von Erstarbeitgebern am zuverlässigsten übersehen, und sie ist bei einer Prüfung die teuerste. Sie hängt nicht an der Betriebsgröße, sondern daran, dass das Arbeitszeitgesetz auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist. § 26 Abs. 1 AZG verlangt, „in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen“. Die Arbeitsinspektion hält fest, was hineingehört: grundsätzlich Beginn und Ende der Arbeitszeit und der Ruhepausen. Aufzubewahren sind sie mindestens ein Jahr, und zwar dort, wo gearbeitet wird. Ein Dienstplan ist grundsätzlich kein Ersatz, weil die tatsächlich geleistete Zeit zu dokumentieren ist.
Die Aufzeichnung darf vereinbarungsgemäß von der beschäftigten Person geführt werden. Verantwortlich bleibt der Betrieb: er hat anzuleiten, sich die Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und sie zu kontrollieren. § 28 AZG stellt das Fehlen der Aufzeichnungen mit 72 bis 1.815 Euro unter Strafe, im Wiederholungsfall mit 145 bis 1.815 Euro; mangelhaft geführte Aufzeichnungen kosten 20 bis 436 Euro. Und die Strafe kann für jede einzelne beschäftigte Person gesondert ausgesprochen werden, wenn sich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ohne die Aufzeichnungen nicht mehr feststellen lässt.
Was das AMS zur ersten Arbeitskraft beiträgt
Für Ein-Personen-Unternehmen gibt es eine eigene Beihilfe für die erste Arbeitskraft. Sie beträgt 24 Prozent der allgemeinen Beitragsgrundlage und läuft grundsätzlich ein Jahr. An Bedingungen hängt sie mehrere: Kranken- und Pensionsversicherung nach dem GSVG seit mehr als drei Monaten, eine vollversicherungspflichtige Neueinstellung, die Person ist seit mindestens zwei Wochen arbeitslos gemeldet oder kommt unmittelbar aus einer abgeschlossenen Ausbildung, sie arbeitet mindestens 50 Prozent der gesetzlichen oder kollektivvertraglichen Wochenstunden, und das Arbeitsverhältnis dauert länger als zwei Monate. Familienangehörige, Lehrlinge und freie Dienstnehmer sind ausgenommen.
Auf die Frist kommt es an, und die beiden Beihilfen laufen darin gegenläufig. Die EPU-Beihilfe ist bis spätestens sechs Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses zu beantragen, die Eingliederungsbeihilfe dagegen vor Beginn. Deren Höhe legt das AMS nicht allgemein fest, sie wird im Einzelfall vereinbart; gefördert werden unter anderem Personen über 50 sowie länger arbeitslos gemeldete. Beantragt wird beides über das eAMS-Konto für Unternehmen. Den formalen Ablauf der Anmeldung erklärt daneben das Unternehmensserviceportal, eine gut sortierte Aufgabenliste für den laufenden Betrieb führt die Wiener Kanzlei Heller Consult in ihrer Checkliste zum Einstellen.
Wenn die Person noch fehlt
Die Wege der Suche stellt Mitarbeiter finden ohne Personalvermittler nebeneinander; für eine befristete Saisonkraft gelten eigene Regeln, siehe saisonale Mitarbeiter finden.
Auf Lokali beschreibt eine Stellenanzeige Aufgabe, Arbeitsort und Entlohnung, und wer im Umkreis Arbeit sucht, findet sie über die Entfernung. Was sonst in der Region ausgeschrieben ist, zeigen die Jobs, wer in der Nähe wirtschaftet, das Firmenverzeichnis. Von Dienstleistung, Ausschreibung und Stellenanzeige ist je die erste kostenlos, einmalig pro Person und ohne Abo.
Häufige Fragen
Was muss vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein?
Die Beitragskontonummer bei der Gesundheitskasse und die Anmeldung der Person. § 33 Abs. 1 ASVG verlangt die Anmeldung vor Arbeitsantritt, und ohne Beitragskontonummer ist sie technisch nicht möglich. Praktisch hängt daran eine Kette: ID Austria, dann die Registrierung auf elda.at, dann die Freischaltung im Unternehmensserviceportal. Die ÖGK vergibt die Beitragskontonummer über ein Online-Formular und verlangt dafür keine Vollmacht. Auch die Wahl einer Betrieblichen Vorsorgekasse und ein Abgabenkonto bei der Gemeinde für die Kommunalsteuer gehören in diese erste Runde.
Was ändert sich 2026 bei der Anmeldung vor Arbeitsantritt?
In der seit 1. Jänner 2026 geltenden Fassung von § 33 Abs. 1a ASVG zählt das Ausmaß der vereinbarten Arbeitszeit zu jenen Angaben, die schon im ersten Schritt vor Arbeitsantritt zu melden sind. In der bis 31. Dezember 2025 geltenden Fassung stand es dort nicht. Die Aufteilung der Anmeldung in zwei Schritte, mit den restlichen Angaben in der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung, gab es dagegen schon vorher und war auch damals verpflichtend.
Welcher Kollektivvertrag gilt für meinen Betrieb?
Er richtet sich nach der Gewerbeberechtigung des Betriebs und der damit verbundenen Mitgliedschaft in einer Fachorganisation der Wirtschaftskammer, nicht danach, welchen Beruf die beschäftigte Person erlernt hat oder ausübt. Bei mehreren Gewerbeberechtigungen ist jener Bereich maßgeblich, der wirtschaftlich die entscheidende Bedeutung hat. Die Kollektivvertragsdatenbank der WKO enthält die Rahmentexte und die Lohn- und Gehaltstafeln nach Branche und Bundesland, trifft aber keine Aussage darüber, welcher Vertrag im eigenen Fall anzuwenden ist. Im Zweifel klärt das die zuständige Fachorganisation.
Wie lange darf die Probezeit dauern?
Höchstens einen Monat. § 19 Abs. 2 Angestelltengesetz lässt ein Dienstverhältnis auf Probe „nur für die Höchstdauer eines Monats“ zu, und während dieser Zeit kann jeder Vertragsteil jederzeit lösen. Für Arbeiterinnen und Arbeiter regelt § 1158 Abs. 2 ABGB dasselbe. Vereinbart werden muss die Probezeit ausdrücklich, von selbst entsteht sie nicht, und Dauer und Bedingungen gehören zu den Pflichtangaben des Dienstzettels. Einzelne Kollektivverträge sehen abweichende Regelungen vor, etwa im Lehrverhältnis.
Was kostet ein Dienstverhältnis über das Bruttogehalt hinaus?
Vier bis fünf Positionen kommen dazu. Der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung ist mit rund 21 Prozent der größte und enthält die Unfallversicherung. Der Dienstgeberbeitrag beträgt ab dem Kalenderjahr 2025 3,7 Prozent, ab dem Kalenderjahr 2028 dann 2,7 Prozent. Der Zuschlag dazu trifft nur Wirtschaftskammermitglieder und liegt 2026 je nach Bundesland zwischen 0,31 bis 0,40 Prozent. Die Kommunalsteuer beträgt 3 Prozent. Der Beitrag an die Betriebliche Vorsorgekasse beträgt 1,53 Prozent, fällt aber nur an, wenn das Arbeitsverhältnis länger als einen Monat dauert; der erste Monat ist jedenfalls beitragsfrei.
Muss ich für eine einzige Mitarbeiterin schon Arbeitszeit aufzeichnen?
Ja. § 26 Abs. 1 AZG knüpft die Pflicht nicht an eine Betriebsgröße, sondern daran, dass das Arbeitszeitgesetz auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist. Aufzuzeichnen sind grundsätzlich Beginn und Ende der Arbeitszeit und der Ruhepausen, aufzubewahren mindestens ein Jahr, und zwar in der Betriebsstätte, in der gearbeitet wird. Die Aufzeichnung darf vereinbarungsgemäß die beschäftigte Person führen, verantwortlich bleibt der Betrieb, der anzuleiten und zu kontrollieren hat. Ein Dienstplan ersetzt sie grundsätzlich nicht, weil die tatsächlich geleistete Zeit zu dokumentieren ist.
Gibt es eine Förderung für die erste Einstellung?
Ein-Personen-Unternehmen können beim AMS eine Beihilfe für die erste Arbeitskraft beantragen. Sie beträgt 24 Prozent der allgemeinen Beitragsgrundlage und läuft grundsätzlich ein Jahr, verlangt aber unter anderem eine Kranken- und Pensionsversicherung nach dem GSVG seit mehr als drei Monaten, eine seit mindestens zwei Wochen arbeitslos gemeldete Person oder einen unmittelbaren Ausbildungsabschluss, mindestens 50 Prozent der Wochenstunden und ein Arbeitsverhältnis von mehr als zwei Monaten. Der Antrag ist bis spätestens sechs Wochen nach Beginn zu stellen. Die Eingliederungsbeihilfe ist dagegen vor Beginn zu beantragen, ihre Höhe wird im Einzelfall vereinbart.
Beschreibe die Stelle mit Aufgabe, Arbeitsort und Entlohnung, und sieh nach, was in deiner Region sonst gerade gesucht wird.
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