Mitarbeiter finden ohne Personalvermittler: So gelingt es
Wer im eigenen Betrieb jemanden braucht, hat in Österreich mehrere Wege zur Auswahl, und sie unterscheiden sich weniger im Aufwand als im Recht. Selbst suchen, über eine Arbeitsvermittlung gehen oder Arbeitskräfte überlassen lassen: bei den ersten beiden wirst du Dienstgeber, beim dritten nicht.
Arbeitsvermittlung ist dabei kein Sammelbegriff, sondern eine eigene Tätigkeit mit eigenen Regeln. Sie darf etwas kosten, aber nicht die Person, die eine Arbeit sucht. Wer ohne Vermittlung sucht, spart sich die Vorauswahl nicht, sondern macht sie selbst. Die Pflichten des Dienstgebers bleiben in beiden Fällen bei dir, sie verschieben sich nur bei der Überlassung.
Dieser Text ordnet die Wege, nennt die Fundstellen dazu und zeigt, was beim Selbersuchen konkret auf dem Tisch liegt: von der Ausschreibung über das Bewerbungsgespräch bis zum ersten Arbeitstag.
Drei Wege zu Personal, und was sie rechtlich trennt
Selbst suchen und selbst anstellen. Du schreibst aus, wählst aus und schließt den Arbeitsvertrag. Damit bist du Dienstgeber, mit allem, was daran hängt: Anmeldung, Entgelt nach Kollektivvertrag, Dienstzettel, Kündigungsrecht.
Arbeitsvermittlung. Ein Dritter führt Betrieb und Person zusammen. Der Arbeitsvertrag entsteht trotzdem zwischen dir und der Person, du wirst also genauso Dienstgeber. Vermittelt wird die Begegnung, nicht das Dienstverhältnis.
Arbeitskräfteüberlassung, umgangssprachlich Leasing oder Zeitarbeit. Hier bleibt die Person bei einem anderen Unternehmen angestellt. § 3 Abs 1 AÜG nennt das "die Zurverfügungstellung von Arbeitskräften zur Arbeitsleistung an Dritte". Überlasser ist, wer die Arbeitskräfte vertraglich verpflichtet, Beschäftiger, wer sie im eigenen Betrieb einsetzt. Du zahlst eine Rechnung, keinen Lohn, und du meldest niemanden an. Die WKO beschreibt die Rollenverteilung im Detail.
Ein vierter Weg führt ganz aus dem Arbeitsrecht heraus: ein Auftrag an eine selbstständige Person, per Werkvertrag oder freiem Dienstvertrag. Wo dort die Grenze zur Anstellung verläuft, steht im Ratgeber Freelancer beauftragen.
Arbeitsvermittlung: wer sie ausüben darf und was sie verlangen darf
§ 4 Abs 1 AMFG zählt auf, wer Arbeitsvermittlung ausüben darf: das Arbeitsmarktservice, gesetzliche Interessenvertretungen und kollektivvertragsfähige Berufsvereinigungen, gemeinnützige Einrichtungen sowie Inhaber einer Gewerbeberechtigung für das Gewerbe der Arbeitsvermittler. Für Führungskräfte kommen Unternehmensberater dazu.
Für die ersten drei Gruppen ist die Vermittlung nach § 5 Abs 1 AMFG schlicht unentgeltlich durchzuführen. Für die gewerblichen Vermittler gilt § 5 Abs 2 AMFG: sie haben die Vermittlung "für die Arbeitsuchenden, soweit es sich nicht um Künstler oder Sportler handelt, unentgeltlich durchzuführen".
Das ist die entscheidende Stelle, und sie wird oft falsch gelesen. Das Gesetz verbietet dem Vermittler kein Honorar, es verbietet ihm nur, es von der arbeitsuchenden Person zu nehmen. Bezahlt wird also vom Betrieb. Die einzige Ausnahme betrifft Künstler und Sportler: dort darf ein Entgelt von der vermittelten Person verlangt werden, wenn der Vertrag zustande gekommen ist, und es darf nach § 5 Abs 3 AMFG 10 Prozent des gesamten Bruttoarbeitsentgelts nicht übersteigen.
Die Verwechslung, die in vielen Ratgebern steht
Arbeitsvermittlung stand bis 2017 als reglementiertes Gewerbe in § 94 Z 1 der Gewerbeordnung. Diese Ziffer ist aufgehoben, die geltende Fassung von § 94 GewO 1994 trägt dort nur noch den Hinweis "aufgehoben durch Z 9, BGBl. I Nr. 94/2017". Seit 17.10.2017 ist Arbeitsvermittlung ein freies Gewerbe: anzumelden ja, aber ohne Befähigungsnachweis. Die WKO Wien führt das Datum ausdrücklich an.
Was in § 94 weiterhin steht, ist Z 72, die Überlassung von Arbeitskräften. Sie ist reglementiert und verlangt einen Befähigungsnachweis. Wer die beiden Ziffern durcheinanderbringt, verwechselt zwei verschiedene Vertragslagen: bei der Vermittlung stellst du an, bei der Überlassung bleibt die Person beim anderen Unternehmen angestellt.
Die drei Dienstgeberpflichten, die dir keine Vermittlung abnimmt
Ob du selbst suchst oder über eine Vermittlung gehst, ändert an diesen Punkten nichts: in beiden Fällen bist du es, der anstellt. Nur bei der Überlassung liegen sie beim Überlasser.
Anmeldung vor Arbeitsantritt. § 33 Abs 1 ASVG verlangt, jede pflichtversicherte Person "vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger anzumelden". Nicht am ersten Tag, sondern davor. Abs 1a lässt die Meldung in zwei Schritten zu: vor Arbeitsantritt Beitragskontonummer, Name, Versicherungsnummer, Tag der Beschäftigungsaufnahme, Ausmaß der vereinbarten Arbeitszeit und das Vorliegen einer Voll- oder Teilversicherung, die restlichen Angaben folgen später. Den Ablauf über ELDA erklärt die WKO.
Dienstzettel. Nach § 2 Abs 1 AVRAG ist die schriftliche Aufzeichnung "unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses" auszuhändigen. Die frühere Ausnahme für Arbeitsverhältnisse von höchstens einem Monat gibt es seit 28.03.2024 nicht mehr, worauf auch die Arbeiterkammer hinweist. Die Strafnorm dazu ist § 7a AVRAG: 100 bis 436 Euro, und 500 bis 2000 Euro, wenn mehr als fünf Personen betroffen sind oder innerhalb der letzten drei Jahre schon einmal rechtskräftig bestraft wurde.
Einstufung im Kollektivvertrag. Welcher Kollektivvertrag gilt, hängt an der Gewerbeberechtigung des Betriebs, nicht an der Tätigkeit der Person. Erst danach kommt die Einstufung in Verwendungsgruppe und Stufe. Die Texte und Lohntafeln liegen in der Kollektivvertragsdatenbank der WKO, die Grundlagen erklärt die Übersicht zum Kollektivvertrag. Einen Überblick über alles, was vor dem ersten Arbeitstag ansteht, gibt die WKO-Seite Erstmalige Einstellung von Arbeitnehmern.
Was im Inserat stehen muss und was im Gespräch nichts verloren hat
Zwei Pflichten treffen jede Stellenausschreibung. Nach § 9 Abs 1 GlBG darf ein Arbeitsplatz nicht nur für Männer oder nur für Frauen ausgeschrieben werden, und die Ausschreibung darf auch keine Anmerkungen enthalten, die auf ein bestimmtes Geschlecht schließen lassen. Nach § 9 Abs 2 ist das für den Arbeitsplatz geltende kollektivvertragliche Mindestentgelt anzugeben, samt Hinweis auf die Bereitschaft zur Überzahlung, wenn eine besteht. Gibt es in der Branche gar kein solches Mindestentgelt, ist jenes Entgelt anzugeben, das als Mindestgrundlage für die Verhandlung dienen soll.
Beim Geltungsbereich lohnt genaues Lesen. § 1 Abs 1 GlBG grenzt nur den I. Teil ab, und der behandelt allein die Gleichbehandlung von Frauen und Männern. Ethnische Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, Alter und sexuelle Orientierung stehen im II. Teil, in § 16 und § 17 GlBG. Die Ausschreibungsregel dazu ist § 23 GlBG. Wer nur § 9 kennt, hat die halbe Vorschrift.
Die Folgen sind überschaubar, aber real: als Arbeitgeber wird man nach § 10 Abs 3 GlBG und § 24 Abs 3 GlBG beim ersten Verstoß ermahnt und bei weiteren mit Geldstrafe bis 360 Euro bestraft, jeweils nur auf Antrag.
Im Gespräch gilt dieselbe Linie weiter. Unzulässig sind Fragen ohne Bezug zur ausgeschriebenen Tätigkeit, etwa nach Schwangerschaft, Kinderwunsch, Familienstand, Religion oder Herkunft. Der ÖGB führt die typischen Fälle auf. Praktisch heißt das: jede Frage sollte sich aus der Stellenbeschreibung begründen lassen.
Wo du ohne Vermittlung sichtbar wirst
Das Arbeitsmarktservice veröffentlicht Stellen von Betrieben kostenlos. Über den eJob-Room lässt sich ein Inserat selbst anlegen, der Zugang wird freigeschaltet; welche Unterstützung das AMS sonst noch anbietet, steht unter Service zur Personalsuche.
Dazu kommt das, was ein Vermittler nicht für dich hat: dein eigenes Umfeld. Stammkunden, das bestehende Team und dessen Bekannte, ein Aushang im Geschäft, ein Hinweis auf der eigenen Website. Wer in der Nähe wohnt, hat einen kurzen Arbeitsweg, und das ist ein Argument, das in die Anzeige gehört.
Auf Lokali ist eine Stellenanzeige an den Ort gebunden: sie erscheint in der Umkreissuche der Menschen, die in dieser Region nach Arbeit suchen, und ist über die Jobs auffindbar. Wer zusätzlich ein Firmenprofil pflegt, hat eine Seite, auf die eine Anzeige verweisen kann. Die erste Stellenanzeige ist kostenlos, einmalig und ohne Abo.
Wann eine Vermittlung oder eine Überlassung der bessere Weg ist
Der Verzicht auf einen Vermittler ist keine Regel, sondern eine Abwägung. Eine Vermittlung übernimmt die Vorauswahl, kennt den Markt für ein Berufsbild und arbeitet auf Wunsch diskret, was bei einer Nachbesetzung im laufenden Betrieb zählt. Je seltener das Profil und je heikler die Suche, desto eher trägt sich das.
Eine Überlassung passt, wenn eine Spitze oder ein Ausfall zu decken ist und kein eigenes Dienstverhältnis entstehen soll. Anmeldung, Entgelt und Ausfallrisiko liegen beim Überlasser, dafür rechnet der Überlasser einen Stundensatz ab, in dem seine eigenen Kosten enthalten sind.
Für die häufigen Fälle gibt es eigene Leitfäden: für kurze Einsätze und geringfügige Beschäftigung die Aushilfen für kleine Unternehmen, für Befristungen im Saisonbetrieb die saisonalen Mitarbeiter und für Hotellerie und Gastronomie mit Kontingent die Saisonkräfte in Tourismus und Gastronomie.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Arbeitsvermittlung von Arbeitskräfteüberlassung?
Bei der Arbeitsvermittlung führt ein Dritter Betrieb und Person zusammen, der Arbeitsvertrag entsteht danach zwischen dir und der Person. Bei der Überlassung nach § 3 AÜG bleibt die Person beim Überlasser angestellt und arbeitet nur in deinem Betrieb. Du bekommst eine Rechnung statt einer Lohnverrechnung.
Darf ein Personalvermittler Geld verlangen?
Vom Betrieb ja. § 5 Abs 2 AMFG verlangt, dass die Vermittlung für Arbeitsuchende unentgeltlich durchgeführt wird. Ausgenommen sind Künstler und Sportler, dort ist ein Entgelt zulässig, wenn der Vertrag zustande gekommen ist, und es darf 10 Prozent des gesamten Bruttoarbeitsentgelts nicht übersteigen.
Braucht ein Personalvermittler in Österreich eine besondere Berechtigung?
Eine Gewerbeberechtigung braucht er, einen Befähigungsnachweis nicht. § 94 Z 1 GewO 1994 wurde mit BGBl. I Nr. 94/2017 aufgehoben, seit 17.10.2017 ist Arbeitsvermittlung ein freies Gewerbe. Die Überlassung von Arbeitskräften nach § 94 Z 72 bleibt dagegen reglementiert.
Was muss ich erledigen, wenn ich ohne Vermittler selbst einstelle?
Die Anmeldung beim Krankenversicherungsträger vor Arbeitsantritt nach § 33 Abs 1 ASVG, den Dienstzettel unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses nach § 2 Abs 1 AVRAG und die Einstufung im geltenden Kollektivvertrag. Der Kollektivvertrag richtet sich nach der Gewerbeberechtigung des Betriebs.
Muss ich das Gehalt in der Stellenanzeige nennen?
Ja. § 9 Abs 2 GlBG verpflichtet dazu, das für den Arbeitsplatz geltende kollektivvertragliche Mindestentgelt anzugeben und auf die Bereitschaft zur Überzahlung hinzuweisen, wenn eine besteht. Als Arbeitgeber folgt auf Antrag beim ersten Verstoß eine Ermahnung, bei weiteren eine Geldstrafe bis 360 Euro.
Welche Fragen sind im Bewerbungsgespräch unzulässig?
Alle, die sich nicht aus der ausgeschriebenen Tätigkeit begründen lassen, etwa nach Schwangerschaft, Kinderwunsch, Familienstand, Religion, Herkunft oder sexueller Orientierung. Grundlage sind der I. Teil des GlBG für das Geschlecht und der II. Teil, §§ 16 und 17, für die übrigen Merkmale.
Wer die Punkte einmal beisammen hat, hat den Text der Anzeige schon fast fertig: Tätigkeit, Arbeitsort, Anstellungsart, Kollektivvertrag und Mindestentgelt. Auf Lokali ist die erste Stellenanzeige kostenlos, einmalig und ohne Abo.
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